Pracodawca ma obowiązek przekazać każdemu pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29(1) KP) to odrębny dokument od umowy o pracę — po nowelizacji Kodeksu pracy z 2023 r. jego zakres znacząco się rozszerzył.
Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia i kogo dotyczy?
Informacja o warunkach zatrudnienia (zwana też „informacją z art. 29¹ KP") to dokument, który pracodawca musi wręczyć pracownikowi niezależnie od rodzaju umowy o pracę — zarówno przy umowie na czas nieokreślony, jak i na czas określony czy na okres próbny. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy, branży czy formy prawnej.
Informacja nie zastępuje umowy o pracę — uzupełnia ją o szczegóły organizacyjne i prawa pracownicze. Stanowi swoistą „kartę praw pracownika" dostosowaną do konkretnego stanowiska.
Jaki jest termin na przekazanie informacji pracownikowi?
Zgodnie z art. 29¹ § 3 Kodeksu pracy, informacja o warunkach zatrudnienia musi zostać przekazana pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Nie jest to termin od podpisania umowy — liczy się faktyczny dzień, w którym pracownik zaczął wykonywać obowiązki służbowe.
W przypadku zmiany warunków objętych informacją (np. podwyżki, zmiany systemu czasu pracy, objęcia układem zbiorowym), pracodawca ma 1 miesiąc na pisemne powiadomienie pracownika o zmianach.
Co musi zawierać informacja o warunkach zatrudnienia w 2026 r.?
Po nowelizacji z 2023 r. (Dz.U. poz. 641) informacja musi obejmować znacznie więcej elementów niż przed reformą. Poniżej kompletna lista wymaganych informacji:
| Element informacji | Przykład / uwagi |
|---|---|
| Miejsce pracy lub zasada swobodnego wyboru miejsca pracy | Adres biura lub zasady pracy zdalnej/hybrydowej |
| Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy | 8 h/dobę, 40 h/tyg. w systemie podstawowym |
| Przysługujące przerwy w pracy | 15-minutowa przerwa przy co najmniej 6 h pracy (art. 134 KP) |
| Dobowy i tygodniowy odpoczynek | Min. 11 h dobowego, min. 35 h tygodniowego |
| Zasady i wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych | Dodatek 50% lub 100% (art. 151¹ KP) |
| Składniki wynagrodzenia (każdy z osobna) | Wynagrodzenie zasadnicze, premia regulaminowa, dodatek stażowy |
| Wymiar urlopu wypoczynkowego | 20 lub 26 dni — zależnie od stażu pracy |
| Zasady i tryb rozwiązania stosunku pracy | Okresy wypowiedzenia, tryb zwolnienia dyscyplinarnego |
| Informacja o szkoleniach zapewnianych przez pracodawcę | Rodzaj, częstotliwość — albo brak obowiązku |
| Układ zbiorowy pracy lub porozumienia zbiorowe (jeśli obowiązują) | Nazwa i strony porozumienia |
| Instytucje zabezpieczenia społecznego, do których odprowadzane są składki | ZUS, PPK jeśli pracodawca uczestniczy |
Jak wypełnić informację o warunkach zatrudnienia — krok po kroku?
Gdzie złożyć informację i w jakiej formie ją przekazać?
Informacja o warunkach zatrudnienia nie jest składana w żadnym urzędzie — pracodawca przekazuje ją bezpośrednio pracownikowi. Przepisy dopuszczają dwie formy przekazania:
- Forma pisemna (papierowa) — zalecana, gdyż najłatwiej udowodnić wręczenie. Pracownik podpisuje kopię lub potwierdzenie odbioru. Oryginał trafia do akt osobowych.
- Forma elektroniczna (trwały nośnik) — e-mail z dokumentem w PDF lub platforma kadrowa. Wymóg: pracownik musi mieć swobodny dostęp do tej formy komunikacji, możliwość zapisu i wydruku dokumentu. Unikaj wewnętrznych systemów, do których pracownik może stracić dostęp po odejściu.
Jakie są konsekwencje nieprzekazania informacji pracownikowi?
Zaniechanie obowiązku z art. 29¹ KP jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę grzywnę od 1000 do 30 000 zł. W razie powtarzających się naruszeń możliwe jest skierowanie wniosku o ukaranie do sądu.
Pracownik, który nie otrzymał informacji o warunkach zatrudnienia, może złożyć skargę do PIP lub żądać od pracodawcy jej dostarczenia. Nie jest to jednak samodzielna podstawa do rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia.
Jakie dokumenty są powiązane z informacją o warunkach zatrudnienia?
Informacja o warunkach zatrudnienia jest jednym z dokumentów, które pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika. Równocześnie z zatrudnieniem warto zadbać o:
- skierowanie na badania lekarskie do medycyny pracy — obowiązkowe przed lub w pierwszych dniach pracy,
- świadectwo pracy — wystawiane po zakończeniu umowy; jego treść musi być spójna z informacją o warunkach zatrudnienia (m.in. wymiar urlopu, składniki wynagrodzenia),
- zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach — wystawiane na wniosek pracownika (np. do banku), zawiera te same dane co część informacji.
Gdy warunki zatrudnienia ulegają zmianie, należy sięgnąć po odpowiednie dokumenty. Przedłużenie umowy o pracę lub zmiana stanowiska wymagają aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia (pismo o zmianie w ciągu 1 miesiąca). Przy wniosku o urlop wypoczynkowy pracownik powinien znać swój wymiar urlopu — właśnie z informacji z art. 29¹ KP.
Jeśli dochodzi do zakończenia współpracy, przydatne będą: wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. W przypadku naruszeń przez pracownika: upomnienie pracownika czy nagana dla pracownika. Notatka służbowa dokumentuje zdarzenia w trakcie zatrudnienia.
Pracownicy ubiegający się o elastyczne formy pracy mogą skorzystać z wniosku o pracę zdalną, a skrócenie okresu wypowiedzenia bywa elementem negocjowanym przy odejściu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy informacja o warunkach zatrudnienia może być częścią umowy o pracę?
Nie — informacja z art. 29¹ KP musi być osobnym dokumentem. Nie wolno jej wbudowywać w treść umowy o pracę. Można jednak w informacji odwoływać się do regulaminu pracy lub przepisów Kodeksu pracy zamiast przepisywać pełne teksty (dotyczy to zwłaszcza norm czasu pracy i zasad nadgodzin).
Czy stare wzory informacji z przed 2023 roku są nadal ważne?
Nie. Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje rozszerzony zakres wymaganych informacji (Dz.U. z 2023 r. poz. 641). Wzory sprzed nowelizacji nie obejmują m.in. informacji o przerwach, odpoczynku, szkoleniach, instytucjach ZUS/PPK. Pracodawcy powinni zaktualizować swoje wzory i — jeśli to konieczne — uzupełnić informacje przekazane wcześniej zatrudnionym pracownikom.
Co jeśli pracownik odmawia podpisania potwierdzenia odbioru informacji?
Pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową z datą i opisem zdarzenia oraz podpisem dwóch świadków. Odmowa podpisania nie zwalnia pracownika z zapoznania się z informacją. Pracodawca musi jednak udowodnić, że podjął należytą próbę dostarczenia dokumentu.
Ile wynosi wymiar urlopu wypoczynkowego wpisywany w informacji?
Wymiar urlopu to 20 dni rocznie dla pracowników ze stażem pracy poniżej 10 lat i 26 dni dla pracowników z 10-letnim lub dłuższym stażem (art. 154 KP). Staz pracy obejmuje wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na umowę o pracę, w tym u innych pracodawców. Należy uwzględnić również ukończone studia wyższe (8 lat) czy zawodowe (3 lata).
Czy informacja o warunkach zatrudnienia dotyczy pracowników na umowie zlecenia?
Nie. Obowiązek z art. 29¹ KP dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy). Zleceniobiorcy, wykonawcy umów o dzieło czy samozatrudnieni (B2B) nie są pracownikami w rozumieniu KP i obowiązek informacyjny ich nie dotyczy.
Czy trzeba wystawiać nową informację przy każdej podwyżce wynagrodzenia?
Nie ma konieczności wystawiania całej informacji od nowa — wystarczy pisemne powiadomienie pracownika o zmianie konkretnego elementu (np. nowej wysokości wynagrodzenia zasadniczego). Pracodawca ma na to 1 miesiąc od daty zmiany. Pismo o zmianie trafia do akt osobowych pracownika.
Podstawa prawna i źródła
Obowiązek informacyjny wynika z art. 29¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Rozszerzony zakres informacji wprowadzono ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 641), implementującą Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.
Normy czasu pracy i urlop: art. 129, 132–134, 151–151², 154 KP. Rozwiązanie stosunku pracy: art. 30–55 KP. Akta osobowe: rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
Dodatkowe informacje: Państwowa Inspekcja Pracy (pip.gov.pl) — bezpłatna infolinia i poradniki. Pełna treść nowelizacji KP 2023 w ISAP.