Wniosek o przedłużenie umowy o pracę to pismo kierowane przez pracownika do pracodawcy z prośbą o kontynuację zatrudnienia po upływie terminu obowiązującej umowy na czas określony. Nie istnieje urzędowy wzór — strony mają swobodę co do formy i treści. Pismo jest bezpłatne i należy złożyć je co najmniej 2–4 tygodnie przed końcem umowy.
Kiedy złożyć wniosek o przedłużenie umowy o pracę?
Wniosek składa się wtedy, gdy zbliża się koniec umowy na czas określony i pracownik chce kontynuować zatrudnienie u tego samego pracodawcy. Można go złożyć również wtedy, gdy pracodawca sam prosił o pisemne potwierdzenie chęci dalszej współpracy przed podjęciem decyzji kadrowej.
- umowa na czas określony kończy się i chcesz kontynuować pracę w tej samej firmie,
- chcesz formalnie zgłosić zainteresowanie przedłużeniem przed upływem terminu umowy,
- ubiegasz się o aneks zmieniający datę zakończenia umowy na późniejszą,
- chcesz wnioskować o przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony.
Jak wypełnić wniosek o przedłużenie umowy krok po kroku?
Formularz Przedłużenie umowy o pracę wypełnia się samodzielnie — nie ma urzędowego wzoru, ale treść powinna zawierać wszystkie kluczowe elementy identyfikujące umowę i pracownika. Poniższe kroki przeprowadzą Cię przez cały proces.
Gdzie złożyć wniosek?
Wniosek o przedłużenie umowy o pracę jest dokumentem wewnętrznym — składasz go bezpośrednio do swojego pracodawcy, a nie do żadnego urzędu. Możesz go złożyć osobiście w dziale HR, przekazać bezpośredniemu przełożonemu lub wysłać e-mailem, jeśli firma korzysta z systemu HR umożliwiającego takie zgłoszenia.
Ile kosztuje przedłużenie umowy o pracę?
Złożenie wniosku o przedłużenie umowy o pracę jest całkowicie bezpłatne. Pismo jest dokumentem wewnętrznym między pracownikiem a pracodawcą — nie podlega żadnym opłatom skarbowym ani administracyjnym. Żadna instytucja publiczna nie jest zaangażowana w tę procedurę.
Jakie są limity umów na czas określony w Polsce?
Zgodnie z art. 25¹ Kodeksu pracy, łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów — 3. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje, że umowa z mocy prawa przekształca się w umowę na czas nieokreślony.
Jeśli myślisz o długoterminowych zmianach warunków zatrudnienia, możesz też złożyć wniosek o zmianę stanowiska pracy lub wniosek o podwyżkę wynagrodzenia — to naturalne kroki przy okazji negocjowania warunków nowej umowy.
Co zrobić, gdy pracodawca nie przedłuży umowy?
Pracodawca ma pełną swobodę w decyzji o przedłużeniu lub nieprzedłużeniu umowy na czas określony — nie musi uzasadniać odmowy. Umowa na czas określony wygasa automatycznie z upływem terminu i nie wymaga wypowiedzenia. Jeśli jednak pracodawca chciałby zakończyć umowę przed jej terminem, musi złożyć wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia.
Jak napisać uzasadnienie wniosku o przedłużenie umowy?
Uzasadnienie jest opcjonalnym, ale często bardzo skutecznym elementem wniosku. Dobry argument to taki, który pokazuje wartość pracownika dla firmy. Możesz powołać się na konkretne osiągnięcia, długość stażu, znajomość procesów w firmie lub zaangażowanie w bieżące projekty.
- Długość stażu: „Pracuję w firmie od X lat, znam specyfikę procesów i współpracuję z kluczowymi klientami."
- Wkład w projekty: „Jestem odpowiedzialny za projekt Y, który zakończy się dopiero w [data] — chciałbym doprowadzić go do końca."
- Plany rozwojowe: „Planuję podjąć szkolenie z zakresu Z, które bezpośrednio przełoży się na moją wydajność w tym stanowisku."
Jeśli w przyszłości planujesz pracę zdalną, warto już na etapie negocjowania warunków złożyć wniosek o pracę zdalną, który można dołączyć do prośby o przedłużenie umowy.
Jakie przepisy regulują przedłużanie umów o pracę?
Podstawą prawną wniosku o przedłużenie umowy o pracę są przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). W zakresie formy i treści umów o pracę kluczowe są art. 25, 29 i 30 Kodeksu pracy. Zasada swobody umów w stosunkach pracy pozwala stronom na zmianę warunków umowy w każdym czasie za porozumieniem.
| Przepis | Zakres |
|---|---|
| Art. 25 k.p. | Rodzaje umów o pracę (w tym umowa na czas określony) |
| Art. 25¹ k.p. | Limit 33 miesięcy i 3 umów na czas określony |
| Art. 29 k.p. | Treść umowy o pracę i forma pisemna |
| Art. 30 k.p. | Sposoby rozwiązania umowy o pracę |
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca musi zgodzić się na przedłużenie umowy o pracę?
Nie — pracodawca ma pełną swobodę w decyzji o przedłużeniu lub nieprzedłużeniu umowy na czas określony. Umowa terminowa wygasa automatycznie z upływem terminu bez konieczności składania wypowiedzenia. Wniosek pracownika jest prośbą, a nie zobowiązaniem dla pracodawcy.
Czy aneks do umowy na czas określony wlicza się do limitu 3 umów?
Tak. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, aneks wydłużający czas trwania umowy na czas określony jest traktowany jak zawarcie nowej umowy na czas określony. Wlicza się zarówno do limitu 3 umów, jak i do łącznego limitu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego.
Czy wniosek o przedłużenie umowy musi mieć formę pisemną?
Sam wniosek może być złożony ustnie lub mailowo, jednak zmiana warunków umowy (aneks) wymaga formy pisemnej zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy. Dla celów dowodowych zawsze warto złożyć wniosek pisemnie i zachować potwierdzenie jego odbioru.
Kiedy najlepiej złożyć wniosek o przedłużenie umowy?
Rekomendowany czas to 2–4 tygodnie przed końcem obowiązującej umowy. Wcześniejsze złożenie daje pracodawcy czas na podjęcie decyzji i ewentualne dopełnienie formalności kadrowych. Wniosek złożony na kilka dni przed wygaśnięciem umowy może okazać się zbyt późny.
Czy można poprosić o przekształcenie umowy terminowej w bezterminową?
Tak — zamiast prośby o kolejną umowę na czas określony, można wprost wnioskować o zawarcie umowy na czas nieokreślony. Należy to wyraźnie wskazać w treści wniosku. Pracodawca nie jest zobowiązany do spełnienia tej prośby, ale po przekroczeniu limitu 33 miesięcy lub 3 umów terminowych umowa i tak przekształca się w bezterminową z mocy prawa.
Co jeśli w umowie podano błędną datę zakończenia?
Błąd w danych umowy (np. zła data zawarcia lub zakończenia) może unieważnić prośbę lub spowodować nieporozumienia. Zawsze sprawdzaj daty bezpośrednio w oryginalnym dokumencie umowy przed wypełnieniem wniosku. W razie rozbieżności skonsultuj się z działem HR.
Czy mogę złożyć wniosek o przedłużenie umowy e-mailem?
Tak, jeśli firma akceptuje komunikację e-mailową w sprawach kadrowych lub korzysta z systemu HR umożliwiającego takie zgłoszenia. Wyślij e-mail z wnioskiem w załączniku i poproś o pisemne potwierdzenie odbioru (odpowiedź e-mail). Zachowaj tę korespondencję jako dowód złożenia wniosku na czas.
Jakie dokumenty powinienem mieć przy sobie składając wniosek?
Przed wypełnieniem wniosku przygotuj oryginalny egzemplarz swojej umowy o pracę — potrzebujesz dokładnej daty zawarcia umowy, daty zakończenia oraz pełnej nazwy pracodawcy. Przydać się może też zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, jeśli negocjujesz jednocześnie warunki wynagrodzenia.