Wniosek o pracę zdalną to dokument, którym pracownik zwraca się do pracodawcy z prośbą o możliwość wykonywania pracy poza siedzibą firmy — w całości, w modelu hybrydowym lub okazjonalnie (do 24 dni w roku). Od 7 kwietnia 2023 r. zasady pracy zdalnej reguluje Kodeks pracy (art. 67¹⁸–67³³ KP), a niektórym pracownikom pracodawca musi wniosek uwzględnić.
Kto może złożyć wniosek o pracę zdalną?
Wniosek może złożyć każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę — niezależnie od stanowiska, branży czy stażu. Pracodawca co do zasady może wniosek odrzucić, jeśli rodzaj lub organizacja pracy wyklucza pracę zdalną. Jednak wobec określonych grup pracowników odmowa jest mocno ograniczona.
Warto też pamiętać, że urlop wychowawczy nie wyklucza prawa do ubiegania się o pracę zdalną po powrocie do pracy — wręcz przeciwnie, rodzice małych dzieci należą do grupy uprzywilejowanej.
Jakie są rodzaje pracy zdalnej?
Kodeks pracy wyróżnia trzy formy pracy zdalnej, które różnią się między sobą zakresem, wymaganiami formalnymi i uprawnieniami pracownika. Wybór odpowiedniej formy decyduje o tym, co wpisać we wniosku.
| Rodzaj | Limit dni | Regulamin wymagany | Zwrot kosztów |
|---|---|---|---|
| Praca zdalna całkowita | Brak | Tak (lub porozumienie) | Obowiązkowy |
| Praca zdalna częściowa / hybrydowa | Brak | Tak (lub porozumienie) | Obowiązkowy |
| Praca zdalna okazjonalna | Max 24 dni w roku | Nie wymagany | Nieobowiązkowy |
Jak wypełnić wniosek o pracę zdalną krok po kroku?
Wniosek o pracę zdalną nie ma urzędowego formularza narzuconego przepisami — pracodawcy stosują własne druki lub pracownik składa wniosek w wolnej formie pisemnej. Poniżej znajdziesz opis wszystkich pól, które powinien zawierać dobrze przygotowany wniosek.
Jakie obowiązki ma pracodawca przy pracy zdalnej?
Praca zdalna to nie tylko przywilej pracownika — to też konkretne obowiązki pracodawcy, których nie można pominąć ani ominąć w regulaminie. Zgodnie z art. 67²⁴–67²⁵ KP pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki pracy zdalnej.
- Zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym sprzęt techniczny (laptop, monitor, klawiatura)
- Pokryć koszty energii elektrycznej i internetu niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
- Zapewnić instalację, serwis i konserwację sprzętu
- Przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej
- Umożliwić pracownikom zdalnym kontakt z pozostałymi pracownikami i przebywanie na terenie zakładu pracy
Gdzie złożyć wniosek?
Wniosek o pracę zdalną składa się bezpośrednio u pracodawcy — nie w żadnym urzędzie. Forma złożenia jest dowolna: pisemna lub elektroniczna (e-mail). Ważne, żeby zachować potwierdzenie złożenia wniosku.
- Papierowo — złóż wniosek w sekretariacie lub dziale HR i poproś o potwierdzenie przyjęcia (pieczątka + data lub podpis)
- E-mailem — wyślij do przełożonego lub HR i zachowaj wiadomość w skrzynce jako dowód złożenia
- Przez system wewnętrzny firmy — niektórzy pracodawcy prowadzą wnioski przez platformy HR (np. SAP, Workday, własny portal)
Ile kosztuje złożenie wniosku o pracę zdalną?
Złożenie wniosku o pracę zdalną jest całkowicie bezpłatne. Nie ma żadnej opłaty skarbowej ani administracyjnej — to wewnętrzna sprawa między pracownikiem a pracodawcą, nieuregulowana opłatami urzędowymi.
Jakie prawa ma pracownik przy pracy zdalnej?
Pracownik zdalny ma te same prawa co pracownik stacjonarny — Kodeks pracy wyraźnie zakazuje gorszego traktowania ze względu na formę świadczenia pracy. To ważna ochrona, z której warto wiedzieć korzystać.
- Równe traktowanie w zakresie wynagrodzenia, awansu i dostępu do szkoleń (art. 67²⁹ KP)
- Prawo do powrotu do pracy stacjonarnej — każda ze stron może wystąpić o przywrócenie poprzednich warunków; termin przywrócenia: nie dłużej niż 30 dni od wniosku (art. 67²² KP)
- Ochrona przed zwolnieniem — odmowa pracy zdalnej przez pracodawcę nie może być przyczyną wypowiedzenia (art. 67³⁰ KP)
- Prawo do odłączenia — pracownik nie musi być dostępny poza ustalonymi godzinami pracy
- Ochrona przy wypadku — wypadek podczas pracy zdalnej traktowany jest jak wypadek przy pracy (art. 67³¹ § 8–10 KP)
Jeśli planujesz pracę zdalną w połączeniu z zmniejszeniem wymiaru etatu lub indywidualnym rozkładem czasu pracy, możesz złożyć oba wnioski równocześnie — prawo nie zabrania łączenia tych uprawnień.
Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku o pracę zdalną
- Brak potwierdzenia złożenia — jeśli złożysz wniosek ustnie lub wyślesz papierowo bez pokwitowania, trudno udowodnić datę złożenia
- Niepodanie adresu pracy zdalnej — pracodawca zatwierdza konkretne miejsce; bez adresu wniosek jest niekompletny
- Mylenie pracy okazjonalnej z hybrydową — przy okazjonalnej nie przysługuje zwrot kosztów, a limit 24 dni nie przechodzi na kolejny rok
- Brak powołania się na przepis przy grupie uprzywilejowanej — bez wyraźnego wskazania art. 67¹⁹ § 6 KP pracodawca może nie wiedzieć, że odmowa jest ograniczona
- Składanie wniosku bez sprawdzenia regulaminu — jeśli u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy zdalnej, wniosek musi być z nim zgodny
Co po złożeniu wniosku — jak wygląda decyzja pracodawcy?
Po złożeniu wniosku pracodawca (lub upoważniona osoba — przełożony, HR) wpisuje decyzję bezpośrednio w druku wniosku. Zaznacza „zatwierdzam" lub „odmawiam", wpisuje datę i składa podpis. W przypadku odmowy musi podać pisemne uzasadnienie.
Praca zdalna a inne uprawnienia pracownicze w 2026 r.
Praca zdalna to jedno z kilku uprawnień, które pracownicy mogą łączyć ze sobą. Warto znać wszystkie dostępne opcje, by wybrać optymalny model zatrudnienia.
- Indywidualny rozkład czasu pracy — możesz połączyć pracę zdalną z elastycznymi godzinami pracy; złóż wniosek o indywidualny czas pracy razem z wnioskiem o pracę zdalną
- Zmniejszenie wymiaru etatu — rodzice małych dzieci mogą skorzystać też ze zmniejszenia wymiaru etatu do czasu, gdy dziecko skończy 18 lat
- Urlop wychowawczy — urlop wychowawczy można skrócić i wrócić do pracy w trybie zdalnym
- Zaświadczenie o zatrudnieniu — pracując zdalnie nadal jesteś pracownikiem — zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach wydaje pracodawca bez względu na formę świadczenia pracy
Podstawa prawna i źródła
Przepisy o pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240). Przepisy weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.
- Art. 67¹⁸–67³³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy — tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277
- Państwowa Inspekcja Pracy — praca zdalna
- biznes.gov.pl — praca zdalna: zasady
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej bez podania przyczyny?
Pracodawca może odmówić pracy zdalnej, ale jeśli wnioskodawcą jest pracownica w ciąży, rodzic dziecka do 4 lat lub opiekun osoby niepełnosprawnej, odmowa musi być pisemna i zawierać uzasadnienie — i to w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Odmowa jest możliwa jedynie ze względu na organizację lub rodzaj pracy. Brak pisemnego uzasadnienia to naruszenie Kodeksu pracy, które można zgłosić do PIP.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje w roku?
Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ KP). Dni niewykorzystane nie przechodzą na kolejny rok. Jeśli w ciągu roku zmienisz pracodawcę, nowy pracodawca ustala liczbę dni proporcjonalnie do okresu zatrudnienia — lub przyznaje pełne 24 dni, jeśli u poprzedniego pracodawcy nie korzystałeś z tej formy pracy.
Czy pracownik zdalny musi płacić za internet i prąd samemu?
Nie — przy pracy zdalnej całkowitej i częściowej (hybrydowej) pracodawca jest ustawowo zobowiązany pokryć koszty internetu i energii elektrycznej, albo w formie ekwiwalentu, albo ryczałtu (art. 67²⁵ KP). Co ważne, te świadczenia są zwolnione z PIT i składek ZUS. Wyjątek stanowi praca okazjonalna — tam zwrot kosztów nie jest obowiązkowy, chyba że pracodawca sam tak ustali.
Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?
Tak, ale na ściśle określonych zasadach. Pracodawca może skontrolować pracę zdalną (wykonywanie pracy, stan BHP, ochronę informacji), jednak musi wcześniej uzgodnić termin z pracownikiem. Kontrola odbywa się w godzinach pracy i nie może naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych przez domowników (art. 67²⁸ KP).
Co się dzieje, gdy pracownik chce wrócić do biura?
Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą w każdej chwili wystąpić o przywrócenie poprzednich warunków pracy. Strony ustalają termin przywrócenia — nie dłuższy niż 30 dni od złożenia wniosku (art. 67²² KP). Jeśli nie dojdą do porozumienia co do terminu, przywrócenie następuje automatycznie po 30 dniach.
Czy praca zdalna jest możliwa bez regulaminu u pracodawcy?
Tak. Brak regulaminu pracy zdalnej nie oznacza, że praca zdalna jest niemożliwa. Pracodawca może uregulować zasady w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem lub wydać polecenie pracy zdalnej. Praca zdalna okazjonalna (do 24 dni w roku) w ogóle nie wymaga żadnego regulaminu — wystarczy wniosek pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.
Czy wypadek podczas pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy?
Tak — wypadek przy pracy zdalnej jest traktowany jak wypadek przy pracy (art. 67³¹ § 8–10 KP). Oględziny miejsca wypadku przeprowadza się po uzgodnieniu z pracownikiem (i zamieszkującymi tam osobami). Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na oględziny — ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku opierają się na oświadczeniach i dostępnych dowodach.