Potrzebujesz potwierdzenia, że pracujesz i ile zarabiasz? Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument, który wystawia pracodawca na Twoją prośbę. Banki wymagają go przy kredycie, urzędy przy zasiłkach, a wynajmujący przy podpisywaniu umowy najmu. Pobierz gotowy wzór z naszej bazy i przekaż go do kadr.
Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
To dokument potwierdzający, że jesteś zatrudniony u danego pracodawcy, na jakim stanowisku, od kiedy i ile zarabiasz. Nie ma jednego urzędowego wzoru — każdy pracodawca może użyć własnego formularza albo skorzystać z gotowego szablonu. Ważne, żeby zawierał wszystkie dane, których wymaga instytucja, do której go składasz.
Zaświadczenie to nie to samo co świadectwo pracy — świadectwo dostajesz po zakończeniu zatrudnienia, a zaświadczenie w trakcie trwania umowy. Jeśli pracujesz na umowie zleceniu, potrzebujesz zaświadczenia o współpracy, nie o zatrudnieniu (zlecenie to nie stosunek pracy w rozumieniu Kodeksu pracy).
Kiedy potrzebujesz zaświadczenia o zatrudnieniu?
Lista sytuacji jest długa, ale najczęściej zaświadczenie wymaga:
- Bank — przy wniosku o kredyt hipoteczny, kredyt gotówkowy, kartę kredytową lub podwyższenie limitu
- Wynajmujący — jako potwierdzenie zdolności do opłacania czynszu
- Urząd skarbowy — przy rozliczeniach podatkowych lub ulgach (choć częściej wystarczy zaświadczenie o dochodach z US)
- Urząd pracy — przy rejestracji jako bezrobotny po utracie pracy
- Sąd — w sprawach alimentacyjnych, rozwodowych, spadkowych
- Przedszkole lub szkoła — do ustalenia odpłatności za posiłki lub świetlicę
- Inne instytucje — MOPS (zasiłki), ZUS, PFRON
Co powinno zawierać zaświadczenie?
Nie ma jednego obowiązkowego formularza, ale każde zaświadczenie powinno zawierać co najmniej:
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Dane pracodawcy | Nazwa firmy, adres, NIP, REGON |
| Dane pracownika | Imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania |
| Rodzaj umowy | Umowa o pracę (na czas określony/nieokreślony/próbny) |
| Stanowisko | Aktualne stanowisko |
| Data zatrudnienia | Od kiedy trwa umowa |
| Wymiar etatu | Pełny etat, 1/2, 3/4 itp. |
| Wynagrodzenie | Brutto i netto — średnia z ostatnich 3 miesięcy (lub 6/12, zależnie od wymagań) |
| Informacja o zajęciach komorniczych | Czy wynagrodzenie jest obciążone zajęciem — banki tego wymagają |
| Okres wypowiedzenia | Przy umowach na czas określony — kiedy się kończy |
Jak uzyskać zaświadczenie krok po kroku?
Ile jest ważne zaświadczenie o zatrudnieniu?
Przepisy nie określają terminu ważności — to zależy od instytucji, która je przyjmuje. W praktyce:
- Banki — zaświadczenie ważne 30 dni od wystawienia (niektóre banki akceptują do 60 dni)
- Urzędy — zazwyczaj 1–3 miesiące
- Sądy — brak formalnego limitu, ale sędzia może poprosić o aktualne
Czym się różni zaświadczenie od świadectwa pracy?
| Cecha | Zaświadczenie o zatrudnieniu | Świadectwo pracy |
|---|---|---|
| Kiedy się wydaje | W trakcie trwania umowy | Po zakończeniu umowy |
| Kto inicjuje | Pracownik (na wniosek) | Pracodawca (obowiązkowo) |
| Termin wydania | Brak ustawowego terminu | 7 dni od ustania stosunku pracy |
| Informacja o zarobkach | Tak (brutto/netto) | Nie |
| Wzór urzędowy | Brak — dowolna forma | Określony w rozporządzeniu MRPiPS |
Jeśli Twoja umowa się skończyła i potrzebujesz potwierdzenia zatrudnienia, to właściwym dokumentem jest świadectwo pracy, nie zaświadczenie.
Co jeśli pracodawca odmawia wydania?
Odmowa jest niezgodna z prawem. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydawania pracownikowi dokumentów związanych z zatrudnieniem. Jeśli kadrowa zwleka lub odmawia:
- Złóż wniosek pisemnie (e-mail z potwierdzeniem odbioru) — to zabezpiecza Twoje interesy
- Wyznacz termin — np. „proszę o wydanie zaświadczenia do dnia..."
- Zgłoś sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy — PIP może interweniować
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca może odmówić wydania zaświadczenia?
Nie. Obowiązek wydania wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Jeśli pracodawca odmawia, złóż wniosek pisemnie i wyznacz termin. Przy dalszej odmowie zgłoś sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Ile kosztuje zaświadczenie o zatrudnieniu?
Nic — pracodawca wydaje zaświadczenie bezpłatnie. Nie ma podstawy prawnej do pobierania opłaty za ten dokument. Jeśli ktoś żąda pieniędzy, to nieprawidłowość.
Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Przepisy nie określają terminu ważności. W praktyce banki akceptują zaświadczenie do 30 dni od daty wystawienia, urzędy do 1–3 miesięcy. Zawsze pytaj instytucję docelową o wymagany termin ważności.
Czy mogę dostać zaświadczenie na umowie zleceniu?
Zleceniodawca nie ma ustawowego obowiązku jak przy umowie o pracę, ale większość firm wydaje „zaświadczenie o współpracy" na prośbę. Jeśli odmówi, poproś o potwierdzenie odprowadzania składek ZUS — to też bywa akceptowane przez banki.
Czy zaświadczenie musi mieć pieczęć firmową?
Formalnie pieczęć nie jest wymagana przez prawo — wystarczy podpis osoby upoważnionej. W praktyce banki i urzędy oczekują pieczęci, bo traktują ją jako dodatkowe potwierdzenie autentyczności. Lepiej ją przystawić.
Co wpisać w zaświadczeniu o zajęciach komorniczych?
Jeśli wynagrodzenie nie jest zajęte, wystarczy zdanie: „Wynagrodzenie pracownika nie jest obciążone zajęciem komorniczym". Jeśli jest zajęcie — podajesz kwotę zajęcia i dane komornika. Banki tego wymagają przy każdym wniosku kredytowym.
Podstawa prawna
Obowiązek wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu wynika z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277). Zakres danych w zaświadczeniu nie jest uregulowany odrębnym rozporządzeniem — pracodawca dostosowuje treść do celu, na jaki dokument jest wystawiany. Przy umowach cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.