Świadectwo pracy to dokument obowiązkowy — pracodawca ma obowiązek wydać go w dniu ustania stosunku pracy, bez wniosku pracownika. Zawiera pełne informacje o zatrudnieniu: okresy pracy, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania umowy oraz wykorzystane urlopy. Wzór obowiązujący w 2026 roku pochodzi z Dz.U. z 2024 r. poz. 1016 (obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 26 czerwca 2024 r.).
Kto i kiedy musi wystawić świadectwo pracy?
Obowiązek wystawienia świadectwa pracy spoczywa wyłącznie na pracodawcy — pracownik nie może wystawić dokumentu samodzielnie. Świadectwo wystawia się w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, niezależnie od tego, kto zainicjował zakończenie współpracy — czy było to wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, czy zwolnienie dyscyplinarne. Uprawnienie do podpisania świadectwa może być przekazane osobie upoważnionej, np. dyrektorowi HR lub pracownikowi działu kadr.
| Sytuacja | Termin wystawienia |
|---|---|
| Rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy | Niezwłocznie — w dniu ustania stosunku pracy |
| Nawiązanie nowego stosunku pracy z tym samym pracodawcą | Po ostatecznym zakończeniu współpracy (nie po każdej umowie) |
| Na żądanie pracownika (za wcześniejsze okresy) | W ciągu 7 dni od złożenia żądania |
Co musi zawierać świadectwo pracy?
Wzór z Dz.U. z 2024 r. poz. 1016 określa obowiązkowy zakres treści świadectwa. Dokument musi zawierać dane pracodawcy i pracownika, pełny opis zatrudnienia oraz informacje o rozwiązaniu umowy. Poniżej lista wymaganych elementów zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy:
- Dane pracodawcy: nazwa, siedziba, NIP lub REGON-PKD
- Dane pracownika: imiona, nazwisko, data urodzenia
- Okres(y) zatrudnienia — z datami początku i końca każdego okresu
- Wymiar czasu pracy obowiązujący w poszczególnych okresach
- Zajmowane stanowiska i rodzaj wykonywanej pracy
- Tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
- Skrócony okres wypowiedzenia — jeśli zastosowano (art. 36¹ KP)
- Urlopy i inne świadczenia: wypoczynkowy, bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, opiekuńczy
- Liczba dni pracy zdalnej w ostatnim roku kalendarzowym (obowiązek od 2023 r.)
- Okresy niezdolności do pracy (choroby) i okresy nieskładkowe dla ZUS
- Informacja o zajęciu wynagrodzenia przez komornika (jeśli dotyczy)
Jak wypełnić świadectwo pracy — krok po kroku?
Wypełnienie Świadectwo pracy wymaga precyzji — błędy w podstawie prawnej rozwiązania umowy lub brak informacji o urlopie zaległym mogą skutkować koniecznością wystawienia korekty. Poniżej najważniejsze pola i zasady ich uzupełniania:
Jak złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?
Jeśli Świadectwo pracy zawiera błędy lub braki, pracownik ma prawo żądać jego poprawienia. Termin na złożenie wniosku o sprostowanie wynosi 14 dni od daty otrzymania świadectwa. Wniosek należy złożyć pisemnie do byłego pracodawcy. Szczegółową procedurę i wzór znajdziesz w wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa?
Brak świadectwa pracy to poważne naruszenie praw pracownika. Pracownikowi, któremu pracodawca nie wydał świadectwa, przysługują dwa roszczenia:
- Powództwo o wydanie świadectwa pracy — sąd pracy może zobowiązać pracodawcę do wystawienia dokumentu
- Odszkodowanie — w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy spowodowany brakiem świadectwa, maksymalnie za 6 tygodni (art. 99 KP)
Gdzie pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem kadrowym wystawianym przez pracodawcę — nie składa się go w żadnym urzędzie. Pracodawca wydaje oryginał pracownikowi bezpośrednio w dniu ustania stosunku pracy — osobiście lub listem poleconym, jeśli pracownik nie może odebrać dokumentu osobiście.
Świadectwo pracy jest następnie potrzebne przy:
- Rejestracji jako bezrobotny w urzędzie pracy
- Ubieganiu się o emeryturę lub rentę (dokumentowanie stażu)
- Obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego u nowego pracodawcy
- Ustalaniu stażu pracy do nagród jubileuszowych i odpraw
- Rozliczeniu podatku — jako uzupełnienie deklaracji PIT-37
Ile kosztuje wystawienie świadectwa pracy?
Wystawienie świadectwa pracy jest całkowicie bezpłatne. To obowiązek pracodawcy wynikający z art. 97 Kodeksu pracy — pracownik nie ponosi żadnych opłat, zarówno za pierwsze świadectwo, jak i za odpisy (kopie) na żądanie. Wzór do pobrania dostępny jest bezpłatnie w naszej bazie danych oraz na stronie ISAP.
Czy świadectwo pracy jest potrzebne do zaświadczenia o zatrudnieniu?
Świadectwo pracy i zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dwa odrębne dokumenty. Świadectwo wystawia się po zakończeniu stosunku pracy i dokumentuje cały jego przebieg. Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia się na żądanie pracownika w trakcie trwania umowy — na potrzeby banku, kredytu lub innej instytucji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca może wystawić świadectwo pracy na własnym formularzu?
Tak — wzór z Dz.U. 2024 poz. 1016 jest wzorem pomocniczym, nie obowiązkowym. Pracodawca może użyć własnego formularza, pod warunkiem że zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 97 Kodeksu pracy. Brak jakiegokolwiek obowiązkowego elementu może być podstawą do żądania sprostowania.
Czy można dostać duplikat (kopię) świadectwa pracy?
Tak — pracownik może w każdej chwili zażądać odpisu (kopii) świadectwa. Pracodawca ma obowiązek jego wydania. Jeśli pracodawca już nie istnieje, można zwrócić się do archiwum zakładowego lub ZUS (który potwierdzi okresy ubezpieczenia na podstawie własnych rejestrów).
Czy świadectwo pracy jest potrzebne do ZUS przy emeryturze?
ZUS nie wymaga świadectwa pracy — prowadzi własne rejestry ubezpieczeniowe. Świadectwo może jednak być przydatne do udokumentowania stażu pracy sprzed 1999 r. (przed wprowadzeniem elektronicznych rejestrów ZUS). Przy składaniu wniosku o emeryturę warto sprawdzić, czy ZUS ma kompletne dane za wszystkie okresy.
Co jeśli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa?
Pracownik ma 14 dni od doręczenia odmowy (lub upływu 7-dniowego terminu na odpowiedź pracodawcy) na złożenie pozwu do sądu pracy o sprostowanie świadectwa. Sąd może nakazać pracodawcy wydanie poprawionego dokumentu. Szczegóły procedury znajdziesz w artykule o wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.
Jak długo pracodawca przechowuje kopię świadectwa pracy?
Pracodawca przechowuje kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika przez 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 r.). Dla starszych umów termin wynosi 50 lat.
Czy świadectwo pracy wystawia się po umowie zlecenia?
Nie — świadectwo pracy dotyczy wyłącznie stosunku pracy (umowy o pracę). Po zakończeniu umowy zlecenia pracodawca nie ma obowiązku wystawiania świadectwa. Zleceniobiorca może natomiast poprosić o zaświadczenie o wykonaniu zlecenia lub zaświadczenie o zarobkach — ale to zależy od dobrej woli zleceniodawcy.
Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy w terminie?
Pracodawca popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 282 § 1 KP). Pracownik może też dochodzić odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu braku świadectwa — maksymalnie za 6 tygodni. Skargę można złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy.
Podstawa prawna
Obowiązek wystawiania świadectwa pracy i jego treść regulują:
- Art. 97–99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.) — zakres treści, terminy, odszkodowanie za brak świadectwa
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy — tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1016 (obwieszczenie z 26 czerwca 2024 r.) — wzór dokumentu obowiązujący w 2026 roku