Sprostowanie świadectwa pracy

Dostałeś świadectwo pracy i znalazłeś w nim błąd? Masz 14 dni od jego otrzymania na złożenie wniosku o sprostowanie do pracodawcy. Pracodawca ma z kolei 7 dni na uwzględnienie poprawki lub poinformowanie o odmowie. Procedura jest bezpłatna — nie płacisz ani grosza.

Kto może złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

Wniosek składa wyłącznie pracownik, który otrzymał świadectwo pracy zawierające błędne lub niekompletne dane. Dotyczy to zarówno umów o pracę na czas określony, jak i nieokreślony. Z wnioskiem możesz wystąpić niezależnie od tego, czy stosunek pracy rozwiązał się za porozumieniem, przez wypowiedzenie z zachowaniem okresu, bez okresu wypowiedzenia, czy w innym trybie.

Nie musisz wykazywać szkody ani udowadniać, że błąd już Ci zaszkodził — wystarczy, że treść świadectwa jest niezgodna ze stanem faktycznym lub dokumentacją pracowniczą. Wniosek składasz bezpośrednio do pracodawcy (lub byłego pracodawcy), a nie do żadnego urzędu.

Co można poprawić w świadectwie pracy?

Świadectwo pracy musi zawierać ściśle określone informacje zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1016). Sprostowanie może dotyczyć każdego elementu tego dokumentu, który jest niezgodny z rzeczywistością.

• Okres zatrudnienia — daty nawiązania i rozwiązania stosunku pracy
• Tryb rozwiązania umowy — np. błędnie wpisane „za porozumieniem stron" zamiast „przez pracownika za wypowiedzeniem"
• Stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy — w tym zmiany stanowiska w trakcie zatrudnienia
• Wymiar czasu pracy — pełen etat, ½ etatu, ¾ etatu itp.
• Urlop wypoczynkowy — liczba dni wykorzystanych i zaległych
• Podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy — podany artykuł Kodeksu pracy
• Inne informacje wymagane przepisami — np. zajęcie wynagrodzenia, urlopy ojcowskie, wychowawcze

Gdzie złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

Wniosek kierujesz bezpośrednio do pracodawcy (lub byłego pracodawcy) — nie do urzędu, sądu ani ZUS. Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• Osobiście — złóż wniosek w siedzibie firmy i poproś o potwierdzenie odbioru na kopii (data + podpis osoby przyjmującej)
• Listem poleconym za potwierdzeniem odbioru — najlepsza opcja dowodowa; masz potwierdzenie daty doręczenia
• Mailowo — od 2019 r. dopuszczalna forma elektroniczna; zachowaj potwierdzenie wysyłki i ewentualną odpowiedź pracodawcy
• Przez ePUAP — jeśli pracodawcą jest podmiot publiczny (urząd, szkoła, szpital publiczny)

Jak wypełnić Sprostowanie świadectwa pracy krok po kroku?

Nie istnieje urzędowy wzór tego pisma — kluczowe jest jednak, by zawierało wszystkie niezbędne elementy i było precyzyjne w opisie błędu oraz żądanej zmiany. Poniżej kolejne kroki:

Jakie terminy obowiązują przy sprostowaniu świadectwa pracy?

Procedura sprostowania świadectwa pracy jest ściśle ograniczona terminami. Ich przekroczenie nie zamyka drogi do sądu, ale utrudnia sprawę — dlatego warto działać niezwłocznie po otrzymaniu dokumentu.

Co zrobić, gdy pracodawca odmówi sprostowania?

Odmowa sprostowania nie jest końcem drogi. W ciągu 14 dni od doręczenia odmowy możesz złożyć pozew do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do sprostowania świadectwa. Jeśli pracodawca milczy dłużej niż 7 dni — termin 14-dniowy na pozew liczy się od upływu tych 7 dni.

Sąd pracy może też przyznać Ci odszkodowanie, jeśli wskutek wadliwego świadectwa pracy poniosłeś szkodę — np. nie dostałeś pracy z powodu błędnego trybu rozwiązania umowy. W razie problemów z pracodawcą przed złożeniem pozwu możesz też wysłać pismo ponaglające, wzywające do spełnienia obowiązku w wyznaczonym terminie.

Dlaczego poprawne świadectwo pracy jest tak ważne?

Świadectwo pracy jest dokumentem wielofunkcyjnym — stanowi podstawę do ustalenia praw pracowniczych w kolejnym zatrudnieniu i w kontaktach z instytucjami. Błędy w tym dokumencie mogą mieć realne konsekwencje finansowe i prawne.

• Zasiłek dla bezrobotnych — błędny tryb rozwiązania umowy może pozbawić Cię prawa do zasiłku przy rejestracji w urzędzie pracy; np. „wypowiedzenie przez pracownika" zamiast „rozwiązanie za porozumieniem" może oznaczać 90-dniowy okres karencji
• Emerytura i renta — ZUS ustala okresy składkowe na podstawie świadectw pracy; błąd w datach może zmniejszyć wysokość świadczenia
• Nowe zatrudnienie — nowy pracodawca może pytać o tryb rozwiązania poprzedniej umowy
• Uprawnienia pracownicze — wymiar urlopu, staż pracy dla celów odprawy czy nagród jubileuszowych zależy od dokumentacji zatrudnienia

Z tego powodu weryfikacja świadectwa pracy bezpośrednio po jego otrzymaniu jest obowiązkiem każdego pracownika — a nie tylko formalnym prawem.

Jak wygląda oryginalne świadectwo pracy — na co zwrócić uwagę?

Prawidłowe świadectwo pracy wystawia się według wzoru określonego rozporządzeniem MRPiPS z 30 grudnia 2016 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1016). Każdy pracodawca jest zobowiązany wystawić je niezwłocznie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dokument powinien zawierać m.in.:

• Okres zatrudnienia (od — do, z dokładnością do dnia)
• Wymiar czasu pracy i zajmowane stanowiska
• Tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy
• Informacje o urlopie wypoczynkowym (wykorzystanym i zaległym)
• Wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia (jeśli dotyczy)
• Informacje o korzystaniu z urlopów: ojcowskiego, wychowawczego, macierzyńskiego

Ile kosztuje sprostowanie świadectwa pracy?

Złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy jest całkowicie bezpłatne — nie ponosi żadnych opłat ani skarbowych, ani administracyjnych. Jeśli sprawa trafi do sądu pracy, postępowanie w sprawach o sprostowanie świadectwa pracy jest zwolnione z kosztów sądowych po stronie pracownika.

Podstawa prawna i źródła — 2026

Procedura sprostowania świadectwa pracy jest uregulowana przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem wykonawczym:

• Art. 97 §2¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) — prawo pracownika do żądania sprostowania, termin 14-dniowy, 7-dniowy termin dla pracodawcy, prawo do pozwu sądowego
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1016) — wzór świadectwa pracy i zakres informacji, jakie musi zawierać

Najczęściej zadawane pytania