Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS (formularz ZUS RWN) to urzędowy dokument potwierdzający, że płatnik składek nie zalega wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest bezpłatne i — przy złożeniu przez PUE ZUS — pojawia się na koncie niemal natychmiast, zwykle tego samego lub następnego dnia roboczego. Poniżej znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, by załatwić sprawę w Łodzi.
Kiedy potrzebujesz zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS?
Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS jest wymagany zawsze wtedy, gdy instytucja lub kontrahent chce potwierdzenia, że płatnik składek regularnie wywiązuje się z obowiązków wobec ZUS. Najczęstsze sytuacje, w których po dokument sięgają przedsiębiorcy, to przetargi i zamówienia publiczne — zaświadczenie jest obligatoryjne na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jeśli planujesz rejestrację działalności gospodarczej lub rozwijasz istniejącą firmę i ubiegasz się o dofinansowanie unijne albo z Powiatowego Urzędu Pracy, urząd wypłacający środki zazwyczaj zażąda zarówno zaświadczenia z ZUS, jak i zaświadczenia o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym — są to dwa odrębne dokumenty.
- Przetargi publiczne i zamówienia publiczne
- Wnioski kredytowe i leasingowe w bankach
- Sprzedaż firmy lub jej zorganizowanej części
- Dotacje, refundacje i dofinansowania (PUP, fundusze UE, PARP)
- Ubieganie się o koncesje, licencje lub zezwolenia
- Zawieszenie działalności gospodarczej — niektóre rejestry wymagają potwierdzenia braku zaległości
- Zamknięcie działalności gospodarczej — ZUS wymaga rozliczenia wszystkich składek przed wyrejestrowaniem
Kto może złożyć wniosek ZUS RWN?
Wniosek składa płatnik składek — czyli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego, stowarzyszenie lub inny podmiot zarejestrowany w ZUS jako pracodawca lub ubezpieczony. Formularz można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika (konieczne pełnomocnictwo UPL-1 zarejestrowane w ZUS). Wspólnicy spółki mogą wnioskować o zaświadczenia jako odrębni płatnicy ubezpieczeń własnych, niezależnie od zaświadczenia spółki.
Gdzie złożyć wniosek w Łodzi?
Najwygodniej przez internet — PUE ZUS działa całą dobę i zaświadczenie pojawia się bezpośrednio na koncie w formie PDF, bez wizyty w urzędzie. Możesz też złożyć wniosek osobiście lub pocztą. Jeśli wolisz wizytę w okienku, oddział ZUS obsługuje płatników z Łodzi bez względu na to, który oddział wybrałeś — ZUS nie stosuje ścisłej właściwości terytorialnej.
| Sposób złożenia | Gdzie | Czas realizacji |
|---|---|---|
| PUE ZUS (online) | pue.zus.pl — konto płatnika → Dokumenty i wiadomości → Nowy dokument → ZUS RWN | Tego samego lub następnego dnia roboczego |
| biznes.gov.pl | Samodzielne wygenerowanie zaświadczenia z danych ZUS | Natychmiast (zaświadczenie generowane automatycznie) |
| Osobiście | Dowolna placówka ZUS (nie musi być właściwa terytorialnie) | Do 7 dni roboczych |
| Poczta | List polecony na adres oddziału ZUS właściwego dla płatnika | Do 7 dni roboczych |
Ile kosztuje zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS w Łodzi?
Złożenie wniosku i wydanie zaświadczenia są całkowicie bezpłatne — nie ma opłaty skarbowej ani żadnych innych kosztów. Dotyczy to zarówno wniosku elektronicznego przez PUE ZUS, jak i wniosku złożonego osobiście lub pocztą.
| Czynność | Opłata |
|---|---|
| Złożenie wniosku ZUS RWN | Bezpłatne |
| Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu | Bezpłatne |
| Wydanie zaświadczenia o stanie zaległości | Bezpłatne |
Jak długo trwa wydanie zaświadczenia i jak długo jest ważne?
Przy złożeniu elektronicznym przez PUE ZUS zaświadczenie pojawia się zazwyczaj tego samego lub następnego dnia roboczego. Ustawowy termin maksymalny to 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku (art. 217–219 Kodeksu postępowania administracyjnego). Zaświadczenie zachowuje ważność przez 1 miesiąc od daty wystawienia. Jeśli składasz zaświadczenie w ramach przetargu w Łodzi, sprawdź SIWZ — część zamawiających wymaga dokumentu nie starszego niż 3 miesiące, mimo że formalnie traci ważność po miesiącu.
Jak wypełnić formularz ZUS RWN krok po kroku?
Formularz ZUS RWN jest jednostronicowy i prosty w wypełnieniu. Przy składaniu przez PUE ZUS dane płatnika uzupełniają się automatycznie — wystarczy wskazać rodzaj zaświadczenia i sposób odbioru.
Czy zaległości uniemożliwiają uzyskanie zaświadczenia?
Nie zawsze. ZUS wyda zaświadczenie o niezaleganiu, jeśli płatnik ma aktywną umowę o rozłożenie zaległości na raty lub o odroczenie terminu płatności i terminowo reguluje ustalone raty. Zawarcie takiej umowy z ZUS jest traktowane przez przepisy jak brak zaległości. Jeśli zaległości istnieją bez żadnej umowy z ZUS — wydane zostanie zaświadczenie o stanie zaległości, a nie o niezaleganiu.
Najczęstsze błędy przy wnioskach ZUS RWN
- Zbyt wczesne złożenie wniosku — zaświadczenie ważne jest 1 miesiąc, złożone z 2-miesięcznym wyprzedzeniem przed przetargiem będzie już nieważne.
- Niezgodność NIP lub REGON — dane muszą być identyczne z tymi, które ZUS ma w systemie; literówka lub brakująca cyfra powoduje wezwanie do korekty.
- Stare zaległości z poprzedniej działalności — nawet zakończony tytuł ubezpieczeniowy (np. zamknięta wcześniejsza firma) może blokować zaświadczenie. Warto wcześniej sprawdzić historię w PUE ZUS.
- Pomylenie zaświadczeń ZUS i US — przetargi często wymagają obydwu; zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym to osobny dokument, składany do naczelnika urzędu skarbowego.
- Brak pełnomocnictwa UPL-1 — jeśli wniosek składa pełnomocnik przez PUE ZUS, musi mieć wcześniej zarejestrowane pełnomocnictwo UPL-1 w systemie ZUS.
Co zrobić, jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia?
Odmowa wydania zaświadczenia lub wydanie zaświadczenia o stanie zaległości zamiast zaświadczenia o niezaleganiu oznacza, że ZUS stwierdził zadłużenie w systemie. W takiej sytuacji warto: po pierwsze — sprawdzić w PUE ZUS, z jakiego tytułu wynika zaległość; po drugie — złożyć wniosek o rozłożenie zaległości na raty (druk ZUS-RRZ) lub odroczenie terminu płatności. Po zawarciu umowy z ZUS i terminowym opłaceniu pierwszej raty możliwe jest uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu. Zaświadczenie można też zakwestionować w trybie art. 219 KPA, jeśli dane w systemie ZUS są błędne.
Najczęściej zadawane pytania
Jak szybko ZUS wydaje zaświadczenie o niezaleganiu?
Przy złożeniu przez PUE ZUS zaświadczenie pojawia się na koncie zazwyczaj tego samego lub następnego dnia roboczego. Maksymalny termin ustawowy to 7 dni roboczych. Przy złożeniu osobistym lub pocztą czas oczekiwania wynosi zazwyczaj 2–5 dni roboczych.
Ile kosztuje zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu?
Zaświadczenie jest całkowicie bezpłatne — nie ma opłaty skarbowej ani żadnych innych kosztów, niezależnie od sposobu złożenia wniosku (PUE ZUS, osobiście lub pocztą).
Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?
Zaświadczenie zachowuje ważność przez 1 miesiąc od daty wystawienia. Instytucje przyjmujące dokumenty mogą mieć własne wymogi co do „świeżości" — np. bank lub zamawiający może wymagać dokumentu wystawionego w ciągu ostatnich 3 tygodni.
Czy można uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu, mając zaległości rozłożone na raty?
Tak. Zawarcie z ZUS umowy o rozłożenie zaległości na raty lub odroczenie terminu płatności i terminowe opłacanie rat jest traktowane przez przepisy jak brak zaległości. ZUS wyda wówczas zaświadczenie o niezaleganiu, a nie o stanie zaległości.
Czy zaświadczenie z ZUS i zaświadczenie z US to ten sam dokument?
Nie — to dwa całkowicie odrębne dokumenty wystawiane przez różne instytucje. Zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Przetargi publiczne wymagają obu dokumentów.
Czy wspólnicy spółki mogą uzyskać zaświadczenia indywidualnie?
Tak. Spółka składa wniosek jako płatnik składek, a wspólnicy mogą osobno wnioskować o zaświadczenia jako płatnicy ubezpieczeń własnych (jeśli podlegają ubezpieczeniom z tytułu prowadzenia działalności). Są to osobne dokumenty z osobnymi wnioskami.
Jak złożyć wniosek ZUS RWN przez PUE ZUS?
Zaloguj się na pue.zus.pl Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub mObywatel. Przejdź do: Płatnik → Dokumenty i wiadomości → Nowy dokument → wybierz formularz ZUS RWN. Dane płatnika uzupełnią się automatycznie — wystarczy zaznaczyć rodzaj zaświadczenia i sposób odbioru, a następnie podpisać elektronicznie i wysłać.
Co to jest formularz ZUS RWN i do czego służy?
ZUS RWN (formularz nr 0491/19) to oficjalny druk wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Formularz jest standaryzowany — ZUS nie przyjmuje żadnej innej wersji. Zaświadczenie potwierdza brak zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGSP i FEP.
Podstawa prawna i źródła
Zasady wydawania zaświadczeń przez organy administracji publicznej w 2026 roku regulują:
- Art. 217–219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 572) — podstawa prawna wydawania zaświadczeń przez organy publiczne, terminy i tryb postępowania
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497) — zakres składek objętych zaświadczeniem
- Art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych — obowiązkowe zaświadczenie w przetargach
- ZUS.pl — Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu — oficjalny poradnik ZUS
- PUE ZUS — Platforma Usług Elektronicznych — składanie wniosków online
- Biznes.gov.pl — samodzielne generowanie zaświadczenia — alternatywna ścieżka bez formularza RWN