Odpis aktu zgonu to urzędowe poświadczenie faktu śmierci danej osoby, wydawane przez Urząd Stanu Cywilnego (USC). Dokument jest niezbędny przy organizacji pogrzebu, prowadzeniu postępowania spadkowego, ubieganiu się o rentę rodzinną w ZUS oraz zamknięciu rachunków bankowych zmarłego. Formularz Odpis aktu zgonu możesz złożyć osobiście, listownie lub przez internet.
Kto może złożyć wniosek o odpis aktu zgonu?
Odpis aktu zgonu nie jest dokumentem dostępnym dla każdego — ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378) precyzuje w art. 45 zamknięty krąg osób uprawnionych. Wniosek może złożyć współmałżonek lub były współmałżonek zmarłego, wstępny (rodzice, dziadkowie) oraz zstępny (dzieci, wnuki, prawnuki), a także rodzeństwo. Uprawnienie to ma również osoba posiadająca interes prawny, np. wierzyciel zmarłego lub pracodawca.
- Małżonek lub były małżonek osoby zmarłej
- Wstępni i zstępni (rodzice, dzieci, wnuki, prawnuki)
- Rodzeństwo
- Osoba posiadająca interes prawny (np. wierzyciel, pracodawca)
- Pełnomocnik osoby uprawnionej (z pełnomocnictwem i opłatą 17 zł)
- Sąd lub organ administracji publicznej
Gdzie złożyć wniosek o odpis aktu zgonu?
Wniosek możesz złożyć w dowolnym USC w Polsce — nie musisz jechać do urzędu miejsca zgonu. Centralne Rejestrze Stanu Cywilnego (CRSC) umożliwia każdemu USC w kraju dostęp do wszystkich aktów.
Dostępne są trzy kanały złożenia wniosku:
- Osobiście — w dowolnym USC w Polsce; pracownik sprawdza tożsamość na miejscu
- Listem poleconym — wniosek wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej wysyłasz pocztą do wybranego USC
- Online przez gov.pl — przez stronę rządową gov.pl z użyciem Profilu Zaufanego lub e-Dowodu; odpis może zostać wydany elektronicznie lub tradycyjnie
Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania odpisu aktu zgonu?
Do wniosku nie musisz dołączać wielu załączników, jednak kompletność dokumentacji przyspiesza realizację. Przed złożeniem upewnij się, że masz przy sobie wszystkie niezbędne elementy, zwłaszcza jeśli sprawa dotyczy organizacji pogrzebu lub ubiegania się o zasiłek pogrzebowy z ZUS.
- Wypełniony wniosek (formularz USC lub pismo w dowolnej formie pisemnej)
- Dowód tożsamości — do wglądu przy składaniu osobistym
- Potwierdzenie wpłaty opłaty skarbowej
- Pełnomocnictwo + potwierdzenie opłaty 17 zł — gdy wniosek składa pełnomocnik
Ile kosztuje odpis aktu zgonu?
Opłata skarbowa za wydanie odpisu aktu zgonu jest stała i wynika z załącznika nr 2 do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111). Opłatę wpłacasz na konto bankowe gminy, na terenie której siedzibę ma USC, do którego kierujesz wniosek.
| Rodzaj odpisu | Opłata skarbowa | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpis skrócony | 22 zł | Zał. nr 2 do ustawy o opłacie skarbowej |
| Odpis skrócony wielojęzyczny | 22 zł | Zał. nr 2 do ustawy o opłacie skarbowej |
| Odpis zupełny | 33 zł | Zał. nr 2 do ustawy o opłacie skarbowej |
| Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy) | 17 zł | Zał. nr 2 do ustawy o opłacie skarbowej |
Ile czasu zajmuje wydanie odpisu aktu zgonu?
Czas realizacji zależy od tego, czy akt zgonu jest już w elektronicznym Centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego (CRSC), czy istnieje wyłącznie w formie papierowej w archiwum USC. W 2026 zdecydowana większość aktów zgonu zarejestrowanych po 2015 r. jest dostępna w CRSC od ręki lub w ciągu kilku dni.
- Niezwłocznie — jeśli akt jest w zasobach USC, do którego złożono wniosek
- 7 dni kalendarzowych — gdy akt jest w elektronicznym rejestrze CRSC
- 10 dni roboczych — gdy akt istnieje wyłącznie w formie papierowej (stare akty sprzed digitalizacji)
Jak wypełnić i złożyć wniosek krok po kroku?
Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu nie musi być sporządzony na specjalnym druku — każdy USC akceptuje pismo w dowolnej formie pisemnej, o ile zawiera wymagane informacje. Skorzystaj z formularza Odpis aktu zgonu dostępnego do pobrania na tej stronie, który zawiera wszystkie niezbędne pola.
Odpis skrócony czy zupełny — który wybrać?
Wybór rodzaju odpisu zależy wyłącznie od celu, w jakim jest potrzebny. Odpis skrócony zawiera datę i miejsce zgonu, dane osobowe zmarłego oraz informację o małżeńskim stanie cywilnym. Odpis zupełny zawiera dodatkowo wszystkie wzmianki dodatkowe dopisane do aktu na przestrzeni lat — jest wymagany rzadziej, głównie w złożonych sprawach prawnych.
- Odpis skrócony (22 zł) — ZUS, bank, urząd skarbowy, notariusz przy typowym postępowaniu spadkowym, organizacja pogrzebu
- Odpis zupełny (33 zł) — sąd, gdy wymaga pełnej historii aktu; skomplikowane sprawy z wzmiankami (uznanie ojcostwa, zmiana danych)
- Odpis wielojęzyczny (22 zł) — instytucje zagraniczne w krajach UE; honorowany bez tłumaczenia przysięgłego
Co zrobić, gdy osoba zmarła za granicą?
Jeżeli obywatel polski zmarł za granicą, zagraniczny akt zgonu może zostać przepisany (transkrybowany) do polskiego rejestru stanu cywilnego. Transkrypcję zlecasz w dowolnym USC w Polsce — urząd przetłumaczy i zarejestruje zagraniczny dokument jako polski akt zgonu. Po zakończeniu transkrypcji możesz uzyskać odpis aktu jak w przypadku każdego innego aktu polskiego. Jest to szczególnie ważne, gdy po takim składniki spadku znajdują się w Polsce i wymagane jest polskie poświadczenie zgonu.
Najczęściej zadawane pytania
Kto może uzyskać odpis aktu zgonu obcej osoby?
Odpis aktu zgonu mogą uzyskać: małżonek lub były małżonek, wstępni i zstępni (rodzice, dzieci, wnuki), rodzeństwo oraz osoby posiadające interes prawny, np. wierzyciel lub pracodawca. Sądy i organy administracji publicznej mają dostęp zawsze. Osoba niemająca pokrewieństwa ze zmarłym musi wykazać konkretny interes prawny.
Ile egzemplarzy odpisu aktu zgonu potrzebuję?
Po śmierci bliskiej osoby zazwyczaj potrzebujesz co najmniej 3–4 egzemplarzy: dla ZUS (renta rodzinna lub zasiłek pogrzebowy), dla banku, dla notariusza prowadzącego sprawę spadkową i ewentualnie dla sądu. Każdy egzemplarz kosztuje tyle samo — lepiej zamówić więcej od razu niż wracać do USC po kolejne.
Jak długo czeka się na odpis aktu zgonu?
Jeśli akt jest w centralnym rejestrze CRSC, czas oczekiwania wynosi do 7 dni kalendarzowych. Gdy USC ma akt we własnych zasobach, realizacja następuje niezwłocznie — często tego samego dnia. Stare akty nieprzekształcone do formy elektronicznej mogą wymagać do 10 dni roboczych.
Czy mogę złożyć wniosek online bez wizyty w USC?
Tak. Wniosek złożysz przez portal gov.pl lub aplikację mObywatel — wymagany jest Profil Zaufany lub e-Dowód. Odpis może zostać wydany w formie elektronicznej (z pieczęcią kwalifikowaną USC) lub tradycyjnie papierowej, wysłany pocztą pod wskazany adres.
Czy odpis aktu zgonu ma termin ważności?
Formalnie odpis aktu zgonu nie ma terminu ważności — odzwierciedla trwały fakt prawny. W praktyce niektóre banki i instytucje finansowe wymagają odpisu wystawionego nie dawniej niż 6 miesięcy temu. Przed złożeniem dokumentu warto potwierdzić wymogi konkretnej instytucji.
Czy mogę uzyskać odpis aktu zgonu przez pełnomocnika?
Tak. Pełnomocnik musi przedstawić pisemne pełnomocnictwo oraz uiścić opłatę skarbową za pełnomocnictwo w wysokości 17 zł. Zarówno pełnomocnik, jak i mocodawca muszą należeć do kręgu osób uprawnionych do uzyskania odpisu.
Gdzie złożyć wniosek, jeśli nie wiem, w którym USC zarejestrowano akt zgonu?
Możesz złożyć wniosek w dowolnym USC w Polsce — dzięki Centralnemu Rejestrowi Stanu Cywilnego urzędnik ma dostęp do wszystkich zdigitalizowanych aktów z całego kraju. Wystarczy podać imię, nazwisko i datę zgonu — numer aktu nie jest wymagany.
Czy potrzebuję odpisu aktu zgonu do odrzucenia spadku?
Tak. Przy składaniu oświadczenia o odrzuceniu spadku przed notariuszem lub sądem wymagany jest odpis aktu zgonu spadkodawcy. Jeśli sprawa dotyczy majątku przekazanego w ramach darowizny lub sprawy o zachowek, USC wyda dokument bez opłaty skarbowej na podstawie zwolnienia ustawowego.
Podstawa prawna
Zasady wydawania odpisów aktów stanu cywilnego regulują w 2026 następujące przepisy:
- Art. 44–45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. — Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm.) — uprawnienia do uzyskania odpisu oraz procedura wydawania
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111 ze zm.) — wysokość opłat i zwolnienia
- Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1023) — wzory formularzy USC