Urząd stanu cywilnego (USC) to komórka organizacyjna urzędu gminy, w której rejestrujesz najważniejsze zdarzenia z życia: urodzenie dziecka, zawarcie małżeństwa, zgon bliskiej osoby. USC wydaje też odpisy aktów stanu cywilnego, przyjmuje oświadczenia i załatwia sprawy zmiany imienia lub nazwiska. W 2026 roku obsługa USC jest możliwa zarówno osobiście, jak i przez internet.
Czym zajmuje się urząd stanu cywilnego?
Kierownik USC i jego zastępcy wykonują zadania z zakresu rejestracji stanu cywilnego na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Do głównych zadań USC należy:
- Rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów w rejestrze stanu cywilnego (RSC)
- Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, wielojęzycznych)
- Przyjmowanie oświadczeń o zawarciu małżeństwa cywilnego
- Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa
- Wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym i zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą
- Zmiana imienia i nazwiska
- Rejestracja zdarzeń stanu cywilnego, które miały miejsce za granicą (transkrypcja)
Jakie dokumenty i odpisy wydaje USC?
Najczęściej potrzebne dokumenty z urzędu stanu cywilnego to odpisy aktów: urodzenia, małżeństwa i zgonu. Są wymagane przy załatwianiu wielu spraw urzędowych — od wyrobienia dowodu osobistego, przez dziedziczenie, po sprawy ZUS.
| Dokument | Do czego potrzebny | Opłata |
|---|---|---|
| Odpis aktu urodzenia (skrócony) | Dowód osobisty, paszport, szkoła, ZUS | 22 zł |
| Odpis aktu urodzenia (zupełny) | Sąd, sprawy spadkowe, zmiana imienia | 33 zł |
| Odpis aktu małżeństwa (skrócony) | ZUS, bank, urząd skarbowy | 22 zł |
| Odpis aktu małżeństwa (zupełny) | Sąd, sprawy majątkowe, separacja | 33 zł |
| Odpis aktu zgonu (skrócony) | ZUS, pochówek, dziedziczenie | 22 zł |
| Odpis aktu zgonu (zupełny) | Sąd, sprawy spadkowe | 33 zł |
| Odpis wielojęzyczny (skrócony) | Instytucje zagraniczne, UE | 22 zł |
| Zaświadczenie o stanie cywilnym | Małżeństwo za granicą, bank, notariusz | 38 zł |
Jak zarejestrować urodzenie dziecka?
Urodzenie dziecka musisz zgłosić w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca urodzenia — w ciągu 21 dni od dnia urodzenia (lub 3 dni, jeśli dziecko urodziło się martwe). Zgłoszenia dokonuje jedno z rodziców, szpital może to zrobić elektronicznie w imieniu rodziców.
Jak zarejestrować ślub w USC?
Małżeństwo cywilne zawiera się przed kierownikiem USC. Nupturienci muszą złożyć dokumenty i poczekać co najmniej miesiąc od złożenia zapewnień — chyba że sąd skróci ten termin z ważnych powodów. Szczegółowy opis formalności znajdziesz na stronie ślub cywilny — formalności.
- Dowody osobiste lub paszporty obojga narzeczonych
- Złożenie zapewnień o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa (osobiście w USC)
- Jeśli któreś z narzeczonych było wcześniej w związku małżeńskim: odpis aktu zgonu lub prawomocny wyrok sądu o rozwodzie
- Opłata skarbowa: 84 zł za sporządzenie aktu małżeństwa
Jak zmienić imię lub nazwisko?
Zmiana imienia lub nazwiska jest możliwa z ważnych powodów — imię ośmieszające, nazwisko o nieprzyjemnym brzmieniu, zmiana na imię lub nazwisko używane na co dzień. Wniosek składasz do kierownika USC właściwego dla miejsca zamieszkania.
- Zmiana imienia — wniosek do USC właściwego dla miejsca zamieszkania
- Zmiana nazwiska — wniosek do USC właściwego dla miejsca zamieszkania
- Zmiana nazwiska po rozwodzie — oświadczenie w USC lub przed sądem, w ciągu 3 miesięcy od uprawomocnienia wyroku
- Zmiana nazwiska po ślubie — oświadczenie składane przy zawarciu małżeństwa lub po ślubie w USC
Ile kosztują czynności w urzędzie stanu cywilnego?
| Czynność | Opłata skarbowa |
|---|---|
| Odpis skrócony aktu stanu cywilnego | 22 zł |
| Odpis zupełny aktu stanu cywilnego | 33 zł |
| Odpis wielojęzyczny (skrócony) | 22 zł |
| Zaświadczenie o stanie cywilnym | 38 zł |
| Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą | 38 zł |
| Sporządzenie aktu małżeństwa | 84 zł |
| Ślub poza siedzibą USC | 1 000 zł |
| Zmiana imienia lub nazwiska (decyzja) | 37 zł |
| Pierwszy odpis aktu urodzenia dziecka (przy rejestracji) | Bezpłatnie |
| Odpisy dla celów emerytalno-rentowych | Bezpłatnie |
Jak zamówić odpis aktu stanu cywilnego online?
Odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu możesz zamówić przez internet — bez wizyty w USC. Usługa jest dostępna na platformie mObywatel.gov.pl (dawniej ePUAP). Potrzebujesz Profilu Zaufanego lub e-Dowodu.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. — Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 2713 t.j.)
- Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. — Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2023 r. poz. 2809 t.j.)
- Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. z 2021 r. poz. 1988 t.j.)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111 ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego (Dz.U. z 2015 r. poz. 225)
Najczęściej zadawane pytania
W którym USC mogę zamówić odpis aktu stanu cywilnego?
Od 2015 roku odpis możesz zamówić w dowolnym USC w Polsce — nie tylko w tym, gdzie zdarzenie zostało zarejestrowane. Wszystkie akty są w centralnym elektronicznym Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC). Odpis możesz też zamówić online przez mObywatel.gov.pl.
Ile kosztuje odpis aktu urodzenia?
Odpis skrócony kosztuje 22 zł, odpis zupełny — 33 zł. Wielojęzyczny odpis skrócony to 22 zł. Pierwszy odpis aktu urodzenia dziecka wydawany przy rejestracji jest bezpłatny. Odpisy do celów emerytalno-rentowych są zwolnione z opłaty.
Ile czeka się na odpis aktu stanu cywilnego?
Przy złożeniu wniosku osobiście w USC odpis jest wydawany od ręki lub w ciągu kilku minut. Przy zamówieniu online lub pocztą czas realizacji wynosi zazwyczaj do 7 dni roboczych. Jeśli akt pochodzi z innego USC i nie jest jeszcze zeskanowany w RSC, może to potrwać do 10 dni.
Jak długo przed ślubem trzeba zgłosić się do USC?
Narzeczeni muszą zgłosić się do USC co najmniej miesiąc przed planowaną ceremonią, żeby złożyć zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa. Popularnych terminów (soboty, lato) urzędy nie rezerwują z rocznym wyprzedzeniem — warto zapytać wcześniej o dostępność.
Czy można zarejestrować urodzenie dziecka bez wizyty w USC?
Tak — jeśli szpital przesyła elektroniczne zgłoszenie przez system teleinformatyczny, USC sporządza akt urodzenia bez udziału rodziców. Rodzice otrzymują powiadomienie i mogą odebrać odpisy. Jeśli szpital nie korzysta z e-zgłoszenia, jeden z rodziców musi stawić się w USC w ciągu 21 dni od urodzenia.
Co się dzieje z nazwiskiem po ślubie?
Każdy z małżonków może zachować swoje dotychczasowe nazwisko, przyjąć nazwisko współmałżonka lub do swojego nazwiska dodać nazwisko współmałżonka (podwójne). Oświadczenie składa się bezpośrednio przy zawarciu małżeństwa w USC lub w ciągu 3 miesięcy po ślubie. Szczegóły: zmiana nazwiska po ślubie.
Czy zmiana imienia lub nazwiska jest możliwa bez zgody sądu?
Tak — w Polsce zmiana imienia lub nazwiska odbywa się administracyjnie, na wniosek do kierownika USC właściwego dla miejsca zamieszkania. Sąd nie jest potrzebny. Wymagane jest uzasadnienie (ważny powód) i uiszczenie opłaty skarbowej 37 zł. Decyzja USC jest wydawana w ciągu miesiąca.
Czy USC może odmówić wpisania wybranego imienia dziecka?
Tak. Kierownik USC odmawia wpisania imienia, które jest ośmieszające, nieprzyzwoite, w formie zdrobniałej lub niepozwalającej odróżnić płci dziecka (z pewnymi wyjątkami dla tradycji narodowych). Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do sądu rejonowego w ciągu 14 dni.