Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jest obowiązkowym krokiem przy zakładaniu spółki z o.o., spółki akcyjnej, spółki jawnej, spółki komandytowej, fundacji, stowarzyszenia rejestrowego lub spółdzielni. Od 1 lipca 2021 r. wnioski składa się wyłącznie elektronicznie — przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24. Nie ma formularza papierowego do pobrania.
Kto musi zarejestrować się w KRS?
Obowiązek rejestracji w KRS dotyczy podmiotów, które z mocy ustawy nabywają osobowość prawną lub zdolność prawną dopiero z chwilą wpisu do rejestru. Chodzi przede wszystkim o spółki handlowe tworzące tzw. rejestr przedsiębiorców KRS, a także organizacje pozarządowe wpisywane do rejestru stowarzyszeń i innych organizacji społecznych.
Rejestracji w KRS wymagają następujące podmioty:
- Spółki handlowe — spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółka akcyjna (S.A.), prosta spółka akcyjna (P.S.A.), spółka komandytowa (sp.k.), spółka komandytowo-akcyjna (S.K.A.), spółka jawna (sp.j.), spółka partnerska
- Fundacje — nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS
- Stowarzyszenia rejestrowe — wymagające co najmniej 7 założycieli (stowarzyszenia zwykłe nie rejestrują się w KRS)
- Spółdzielnie — w tym spółdzielnie mieszkaniowe i socjalne
- Oddziały przedsiębiorców zagranicznych — prowadzące działalność na terytorium RP
- Podmioty dokonujące zmian — każda zmiana danych (zarząd, umowa, kapitał zakładowy) wymaga wpisu do KRS
Jakie systemy obsługują rejestrację w KRS?
Od 1 lipca 2021 r. dostępne są dwie platformy elektroniczne do rejestracji w KRS. Wybór między nimi zależy od tego, czy umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego, czy przy użyciu wzorca umowy w systemie S24. Wnioski papierowe są zwracane bez rozpatrzenia.
| Parametr | Portal Rejestrów Sądowych (PRS) | System S24 |
|---|---|---|
| Adres | prs.ms.gov.pl | ekrs.ms.gov.pl/s24 |
| Kiedy stosować | Umowa/statut zawarta u notariusza lub dowolna forma dla S.A., fundacji, stowarzyszeń | Tylko spółki zakładane przez wzorzec umowy (sp. z o.o., sp.j., sp.k.) |
| Pierwsza rejestracja sp. z o.o. | 500 zł opłaty sądowej | 250 zł opłaty sądowej |
| Czas rejestracji | Do 7 dni roboczych | Nawet 1 dzień roboczy |
| Podpis | Kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany lub e-dowód | Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany |
| Elastyczność umowy | Dowolna treść umowy spółki | Tylko wzorzec — bez indywidualnych klauzul |
Ile kosztuje rejestracja w KRS w 2026 roku?
Opłata sądowa za rejestrację w KRS zależy od rodzaju czynności i wybranego systemu (PRS lub S24). Od 2022 r. opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym jest wliczona w opłatę sądową — nie trzeba jej uiszczać osobno.
| Czynność | Opłata przez PRS | Opłata przez S24 |
|---|---|---|
| Pierwsze wpisanie sp. z o.o. | 500 zł | 250 zł |
| Pierwsze wpisanie spółki jawnej | 500 zł | 250 zł |
| Pierwsze wpisanie spółki komandytowej | 500 zł | 250 zł |
| Pierwsze wpisanie S.A. lub P.S.A. | 500 zł | — |
| Fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia | 500 zł | — |
| Zmiana danych w rejestrze | 250 zł | 200 zł |
| Wzmianka o złożonym sprawozdaniu finansowym | 140 zł | — |
Jak przebiega rejestracja spółki w KRS krok po kroku?
Poniżej opisana jest procedura rejestracji sp. z o.o. przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) — najczęstsza ścieżka dla podmiotów zakładanych w formie aktu notarialnego. Procedura przez S24 jest podobna, lecz uproszczona (brak etapu notarialnego). Niezależnie od tego, czy rejestrujesz spółkę w Ełku, czy w innym mieście, cała procedura odbywa się centralnie przez internet — nie ma znaczenia lokalizacja siedziby spółki.
Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji sp. z o.o. w KRS?
Zestaw wymaganych dokumentów zależy od wybranej ścieżki rejestracji. Przy rejestracji przez PRS (umowa notarialna) lista jest pełna; przy rejestracji przez S24 większość dokumentów generuje się automatycznie z wzorca. Poniżej zestawienie dla rejestracji przez PRS.
| Dokument | Opis |
|---|---|
| Umowa spółki | Akt notarialny zawierający umowę sp. z o.o. — skan lub plik PDF poświadczony przez notariusza |
| Lista wspólników | Imiona, nazwiska (lub firma), liczba i wartość nominalna udziałów każdego wspólnika |
| Oświadczenie o wkładach | Potwierdzenie wniesienia wkładów przez wspólników na pokrycie kapitału zakładowego |
| Adresy do doręczeń | Adresy każdego członka zarządu (nie muszą być polskie); wymagane bezwzględnie od 2019 r. |
| Zgody na pełnienie funkcji | Oświadczenia każdego członka zarządu o wyrażeniu zgody na pełnienie tej funkcji |
| Dane identyfikacyjne zarządu | Numer PESEL lub numer paszportu/dokumentu tożsamości każdego członka zarządu |
Co dzieje się automatycznie po wpisie do KRS?
System „jednego okienka" (ang. one-stop shop) oznacza, że kilka numerów identyfikacyjnych jest nadawanych spółce automatycznie po wpisie do KRS — bez konieczności składania oddzielnych wniosków. Nie zwalnia to jednak z obowiązku złożenia formularza uzupełniającego.
- NIP — nadawany automatycznie przez urząd skarbowy; nie trzeba składać wniosku NIP-2
- REGON — nadawany automatycznie przez GUS; nie trzeba składać wniosku RG-OP
- Zgłoszenie do ZUS — następuje automatycznie z chwilą wpisu
Mimo automatyzacji spółka musi samodzielnie złożyć formularz NIP-8 z danymi uzupełniającymi (numery rachunków bankowych, pełna lista kodów PKD 2025, szczegółowe dane ZUS) — termin wynosi 21 dni od wpisu do KRS, a w przypadku spółki będącej płatnikiem ZUS — 7 dni. Jeśli spółka będzie podatnikiem VAT, należy złożyć odrębny wniosek o rejestrację VAT (formularz VAT-R). Spółki prowadzące pełną księgowość są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych — pamiętaj o zawiadomieniu urzędu skarbowego o prowadzeniu ksiąg.
Jakie są najczęstsze błędy przy rejestracji w KRS?
Błędy formalne w dokumentach rejestracyjnych skutkują wezwaniem do uzupełnienia braków lub odrzuceniem wniosku przez sąd rejestrowy, co wydłuża cały proces nawet o kilka tygodni. Poniżej najczęstsze problemy zgłaszane przez wnioskodawców.
- Niekompletne adresy do doręczeń — od 2019 r. adresy do doręczeń wszystkich członków zarządu są obowiązkowe; ich brak to najczęstsza przyczyna wezwania do uzupełnienia braków
- Brak podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego — wniosek przez PRS musi być podpisany elektronicznie; brak podpisu uniemożliwia złożenie wniosku
- Błędne kody PKD 2025 — od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025; podanie starych kodów PKD 2007 skutkuje odrzuceniem wniosku
- Brak oświadczenia o wkładach — dokument musi być dołączony jako osobny załącznik; samo zaznaczenie pola w formularzu nie wystarczy
- Minimalna wartość kapitału zakładowego — sp. z o.o. wymaga co najmniej 5 000 zł kapitału zakładowego; niższa kwota skutkuje odmową wpisu
- Zapomniane zgody na pełnienie funkcji — każdy członek zarządu musi złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody (może być w treści aktu notarialnego lub jako osobny dokument)
Ile czasu trwa rejestracja w KRS dla spółki w Ełku?
Czas rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy zależy od wybranego systemu i kompletności dokumentów. Sąd ma ustawowy termin 7 dni roboczych na rozpatrzenie wniosku złożonego przez PRS. W praktyce czas oczekiwania może być krótszy lub dłuższy w zależności od obciążenia danego wydziału. Sąd właściwy dla spółki z siedzibą w Ełku to Sąd Rejonowy obejmujący właściwością ten okręg — jednak wniosek zawsze składasz elektronicznie przez internet, bez wizyty w sądzie.
| Czynność | Termin ustawowy | Czas praktyczny |
|---|---|---|
| Pierwsza rejestracja przez PRS | 7 dni roboczych | 3–7 dni roboczych |
| Pierwsza rejestracja przez S24 | 1 dzień roboczy | Kilka godzin do 1 dnia |
| Zmiana danych przez PRS | 7 dni roboczych | 3–7 dni roboczych |
| Zmiana danych przez S24 | 7 dni roboczych | 1–3 dni robocze |
Co to są kody PKD 2025 i jak wpływają na rejestrację w KRS?
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2025), zastępująca dotychczasową PKD 2007. Wszystkie nowe podmioty rejestrowane w KRS od tego dnia muszą wskazywać kody działalności wyłącznie z klasyfikacji PKD 2025. Spółki już zarejestrowane mają czas na aktualizację danych do 1 lipca 2025 r. — po tym terminie sąd rejestrowy z urzędu wpisuje odpowiednie kody PKD 2025 w miejsce dotychczasowych kodów PKD 2007.
Zmiana PKD w istniejącej spółce wymaga złożenia wniosku o zmianę danych w KRS z opłatą 200 zł (przez S24) lub 250 zł (przez PRS). Zmianę PKD ujawnia się jednocześnie ze złożeniem formularza NIP-8 aktualizującego dane w urzędzie skarbowym. Podanie starych kodów PKD 2007 przy nowej rejestracji skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków. Spółki z siedzibą w Ełku podlegają tym samym wymogom jak wszystkie spółki w Polsce — PKD 2025 jest klasyfikacją ogólnokrajową.
Najczęściej zadawane pytania
Czy spółka z o.o. może działać zanim zostanie wpisana do KRS?
Nie — spółka z o.o. nabywa osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu do KRS. Do tego czasu istnieje tzw. spółka w organizacji, w imieniu której można dokonywać czynności niezbędnych do jej rejestracji. Osoby działające w imieniu spółki w organizacji odpowiadają solidarnie za zaciągnięte zobowiązania, jeśli spółka nie zostanie zarejestrowana lub nie przejmie długów po wpisie.
Czy można zarejestrować spółkę z o.o. bez notariusza?
Tak — przez system S24 można założyć sp. z o.o., sp.j. lub sp.k. wyłącznie przy użyciu wzorca umowy, bez wizyty u notariusza. Wzorzec S24 nie pozwala na indywidualne zapisy w umowie. Jeśli spółka wymaga niestandardowych postanowień (np. różnych klas udziałów, szczególnych zasad głosowania), konieczna jest umowa notarialna i rejestracja przez PRS.
Co się dzieje po wpisie do KRS — czy muszę jeszcze cokolwiek zgłaszać?
Po wpisie do KRS automatycznie nadawane są NIP i REGON. Jednak w ciągu 21 dni (7 dni dla płatników ZUS) musisz złożyć formularz NIP-8 z danymi uzupełniającymi: numerami kont bankowych, pełną listą kodów PKD 2025 oraz danymi niezbędnymi do rejestracji ZUS. Jeśli spółka będzie podatnikiem VAT, złóż też wniosek o rejestrację VAT (formularz VAT-R).
Jaka jest minimalna wysokość kapitału zakładowego sp. z o.o.?
Minimalna wartość kapitału zakładowego spółki z o.o. wynosi 5 000 zł — zgodnie z art. 154 Kodeksu spółek handlowych. Kapitał może być wniesiony gotówką lub wkładem niepieniężnym (aportem). Minimalna wartość nominalna jednego udziału to 50 zł. Brak wymaganego kapitału skutkuje odmową wpisu do KRS.
Czy fundacja albo stowarzyszenie może zarejestrować się przez S24?
Nie — system S24 przeznaczony jest wyłącznie do rejestracji wybranych typów spółek handlowych (sp. z o.o., sp.j., sp.k.). Fundacje, stowarzyszenia rejestrowe i spółdzielnie rejestrują się wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl) z opłatą sądową 500 zł.
Jak długo trwa rejestracja spółki przez S24?
Rejestracja przez S24 odbywa się zazwyczaj w ciągu 1 dnia roboczego, a nierzadko w kilka godzin od złożenia wniosku. Wynika to z ustawowego terminu 1 dnia roboczego przewidzianego dla wniosków składanych przez S24. Warunkiem tak szybkiej rejestracji jest kompletność wniosku i brak braków formalnych.
Czy można zmienić dane spółki w KRS samodzielnie, bez prawnika?
Tak — wniosek o zmianę danych w KRS (np. zmiana adresu, zarządu, umowy spółki) składa się samodzielnie przez PRS lub S24. Przy zmianach wymagających zmiany umowy spółki (np. zmiana wysokości kapitału, dodanie wspólnika) konieczna jest uchwała wspólników, a jeśli umowa była zawarta notarialnie — zmiana też wymaga formy aktu notarialnego. Opłata za zmianę wynosi 200–250 zł.
Czy spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?
Tak — spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych) niezależnie od wielkości przychodów. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości i dotyczy wszystkich spółek prawa handlowego. Po rejestracji złóż zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych do właściwego urzędu skarbowego.
Podstawa prawna i źródła
Rejestrację w KRS regulują następujące akty prawne obowiązujące w 2026 roku:
- Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.) — pełny tekst na ISAP
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.) — pełny tekst na ISAP
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.)
Wnioski do KRS składa się przez oficjalne portale Ministerstwa Sprawiedliwości: Portal Rejestrów Sądowych (PRS) oraz system S24. Szczegółowe informacje o procedurze dostępne są na biznes.gov.pl.